Qu’est-ce qu’un employé IA ?
La plupart des outils d’IA sont une fonctionnalité ajoutée à une application. Dans OrgKeep, un employé IA est un membre de l’organisation, comme une personne. Les modules savent seulement que le membre X a fait Y : le travail circule donc dans les deux sens, sans cas particulier. Un manager assigne une tâche à un employé IA, et un employé IA assigne une tâche à une personne.
- Il a sa propre identité et ses propres jetons et n’emprunte jamais le compte d’une personne.
- Il a un humain responsable qui répond de ce qu’il fait.
- Il prend des tâches dans votre outil de tâches, Tecfy Tasks d’abord, avec son propre compte, et travaille avec le même flux de travail, les mêmes permissions et le même journal d’audit que tout le monde.
Que contient le profil d’un employé IA ?
| Paramètre | Signification |
|---|---|
| Fiche de poste | Les instructions de l’employé, modifiables par son manager |
| Moteur | Sa façon de fonctionner : intégré, agent connecté ou Agent Host |
| Modèle | Choisi pour chaque employé parmi vos fournisseurs d’IA : un petit modèle pour trier le travail, un modèle puissant pour l’analyse |
| Compétences | Un savoir-faire réutilisable, tiré de la bibliothèque de compétences validée de votre organisation |
| Outils | Les actions qu’il peut effectuer, limitées par son rôle comme pour tout employé |
| Autonomie | Par action : suggérer seulement, agir avec approbation ou agir seul |
| Budget | Un plafond de dépenses mensuel, avec un coût présenté comme un salaire |
| Humain responsable | La personne qui répond de lui |
| Sa propre adresse, avec une politique de réponse fixée par un administrateur | |
| Chat | Son propre compte dans votre espace Slack ou dans Microsoft Teams |
| Déclencheurs | Une tâche qui lui est assignée, un événement comme un nouveau prospect, ou une planification |
Un administrateur configure les fournisseurs d’IA une seule fois, avec leurs clés d’API stockées dans le coffre. Chaque employé IA choisit ensuite un fournisseur et un modèle. Personne ne saisit de clé d’API sur la fiche d’un employé.
Que peut faire un employé IA de lui-même ?
C’est vous qui décidez, une action à la fois. Chaque action reçoit l’un de ces trois niveaux :
- Suggérer seulement
- Il prépare la modification et une personne l’applique.
- Agir avec approbation
- Il prépare l’action et attend qu’une personne l’approuve.
- Agir seul
- Il agit, et l’action est journalisée.
Certaines étapes sont toujours réservées aux humains, quels que soient les réglages : les paiements, les contrats et les déploiements en production. Les managers augmentent l’autonomie à mesure que la confiance grandit, comme ils le feraient avec une nouvelle recrue.
Exemple : le Gérant de boutique met à jour le stock et l’état des commandes de lui-même. Les remboursements et les changements de prix exigent une approbation : il ouvre donc une tâche d’approbation pour une personne au lieu d’effectuer le remboursement.
Un employé IA a-t-il sa propre adresse e-mail ?
Oui. Chaque employé IA a sa propre adresse, comme store@dunepine.com, et envoie des e-mails et y répond en son nom propre. Un administrateur fixe sa politique de réponse :
- Interne uniquement
- Il ne répond qu’aux personnes de votre organisation.
- Interne et externe
- Il peut aussi répondre aux clients, aux fournisseurs et à toute autre personne extérieure.
Certains fils mélangent les deux, par exemple un client qui écrit avec l’un de vos collaborateurs en copie. Pour ces fils, l’administrateur choisit ce que fait l’employé IA :
- Répondre à tout le monde dans le fil.
- Répondre aux seules personnes internes, en retirant les personnes extérieures de sa réponse.
- Soumettre la réponse à approbation, pour qu’une personne la lise avant l’envoi.
- Transmettre le fil à son humain responsable au lieu de répondre.
Le serveur vérifie chaque e-mail sortant au regard de la politique avant son envoi, et chaque e-mail est journalisé au nom de l’employé IA, comme toute autre action.
Exemple : un fournisseur écrit au Gérant de boutique au sujet d’une livraison en retard, avec Layla en copie. Sa politique soumet à approbation les réponses dans les fils mixtes : il rédige donc une réponse, et Layla l’approuve avant l’envoi.
Un employé IA travaille-t-il dans Slack et Microsoft Teams ?
Oui. Il a son propre compte dans votre espace Slack ou dans Microsoft Teams, et il y travaille comme un collègue :
- Mentionnez-le dans un canal, par exemple
@Assistant commercial, et il répond dans le fil. - Envoyez-lui un message direct, ou ajoutez-le à une conversation de groupe.
- Il publie des points d’avancement et demande des approbations avec des boutons : on peut approuver ou renvoyer son travail sans quitter la conversation.
- Il ne voit que les canaux et les conversations auxquels il a été ajouté, et ce qu’il y fait est journalisé comme toute autre action.
La messagerie instantanée est un seul réglage pour toute l’organisation. Si vous passez de Slack à Teams, vos employés IA et vos flux de travail vous suivent.
Un employé IA peut-il encadrer des personnes ?
Oui. Dans l’organigramme, des personnes peuvent être rattachées à un employé IA, tout comme un employé IA peut être rattaché à une personne. En tant que manager, l’employé IA :
- Leur assigne des tâches et relance quand le travail prend du retard.
- Relit leur travail, y compris les e-mails qu’ils rédigent pour les clients, et l’approuve ou le leur renvoie avec des commentaires.
- Répond à leurs questions dans une tâche.
Ses limites restent les mêmes. Les étapes réservées aux humains, comme les paiements, les contrats et les déploiements en production, s’arrêtent toujours pour une personne, et l’humain responsable de l’employé IA répond de l’équipe qu’il dirige.
Exemple : le Gérant de boutique encadre Karim, qui prépare et expédie les commandes. Il lui confie la liste de préparation du jour, relit ses réponses aux clients avant leur envoi et lui en renvoie une quand elle annonce un mauvais délai de retour.
Où s’exécute un employé IA ?
| Environnement | Fonctionnement | Idéal pour |
|---|---|---|
| Intégré | S’exécute dans OrgKeep, sur votre serveur, et accède à un modèle via la passerelle de modèles. Ses outils sont les modules et les connecteurs d’OrgKeep. | Assistants commerciaux, gérants de boutique, relecteurs, rapports |
| Agent connecté | Un agent externe comme OpenCode, Claude Code ou Codex se connecte via MCP en tant que cet employé IA. | Les agents de code des développeurs |
| Agent Host | Un service installé sur une machine qui contient le code exécute un agent de code dans le dossier du projet, puis rend compte de son travail. | Les développeurs IA qui codent, testent et ouvrent des pull requests |
Le moteur intégré n’a pas de shell : c’est donc le moteur dans lequel une IA peut utiliser un secret sans aucun moyen de le lire. Voir le fonctionnement du coffre.
Compétences et mémoire
- Les compétences utilisent le format ouvert Agent Skills, un dossier contenant un fichier
SKILL.md: une même compétence fonctionne donc avec n’importe quel moteur. - Les employés IA utilisent uniquement les compétences de votre bibliothèque validée, jamais directement celles d’une place de marché publique.
- Après une tâche, un employé IA peut proposer une nouvelle compétence ou la modification d’une compétence existante. Son manager l’approuve avant qu’elle soit utilisée.
- La mémoire appartient à un projet, pas à l’employé. Ce qu’il apprend en travaillant pour un client reste dans le projet de ce client.
Qu’est-ce qu’un spécialiste ?
Un spécialiste est un employé IA dont le projet d’origine est un produit, comme un Spécialiste Odoo. Quand un projet client utilise ce produit, OrgKeep propose d’ajouter le spécialiste. Il apporte ainsi la connaissance du produit dans le projet, sans y transporter les informations d’autres clients.
Comment savoir si un employé IA fait du bon travail ?
Chaque employé IA affiche les tâches qu’il a accomplies, la fréquence à laquelle les relecteurs humains lui ont renvoyé son travail, et son coût par tâche. Ces chiffres indiquent à un manager quand augmenter son autonomie, et quand changer son modèle ou ses instructions.